Aumentar la eficiencia es reducir a menos de la mitad los tiempos de gestión de abstracts en tus eventos



Time Lines de Prestación



Modelo de gestión colaborativa

La principal característica de nuestra plataforma de gestión de Trabajos Científicos es que ha sido concebida bajo el modelo de economías colaborativas. Esto implica construir grandes cosas con la suma de pequeños esfuerzos individuales organizados por cooperación de comunidades. Así, cada actor del ecosistema de Abstract, aporta una parte del trabajo para que el esfuerzo se distribuya y los Organizadores incrementen significativamente su productividad y la calidad final del trabajo resultante.   



Campos múltiples variables

Los campos de datos necesarios para administrar los Temas Libres se dividen en fijos y variables. Datos como título, tema, autor, coautores, áreas temáticas, entre otros, estándares. Pero los campos variables pueden ser en múltiples formatos posibles: texto, números enteros o racionales, listas de selección simples o múltiple, checkbox, radiobutton, y campos predefinidos como documentos de identidad o pasaportes, nombres, apellidos, emails, teléfonos fijos y móviles. Además para cada campo se pueden definir atributos de aspecto, formato, longitud, información, instrucciones de uso, etcétera.



Secciones condicionales

Nuestras múltiples experiencias en la gestión de Abstract nos ha permitido una mirada de mucha amplitud y diversidad. Esto nos permitió entender que cada industria o actividad tiene particularidades propias que no aplican a otras áreas. Y la solución para que nuestra plataforma se adapte a cada requerimiento es gestionar secciones condicionales específicas.     



Longitud de campos mínima y máxima 

Una de las necesidades particulares en la Gestión de Trabajos Científicos pasa por acotar con precisión el largo de los campos de datos específicos. Así contamos con la posibilidad de indicar extensiones mínimas y máximas, tanto en palabras como en caracteres, y para todos los campos.    



Gestión de plazos para cada etapa

El proceso de administración de Temas Libres requiere un riguroso control de plazos para sus etapas: presentación, asignación de evaluadores, evaluación de trabajos, comunicación de resultados, y exposición de los trabajos aprobados y postulados a premio. Nuestra plataforma de Abstract se estructura a partir de este timeline del etapas con fechas y horarios de inicio y cierre para cada proceso.  



Administración de múltiples trabajos

La plataforma de Gestión de Trabajos Científicos permite administrar múltiples trabajos de un mismo autor. Permite indicar la cantidad de mínima y máxima que cada presentador puede postular.  



Administración de áreas temáticas

Un aspecto estructural en la plataforma de Trabajos Libres son las Áreas Temáticas. Éste agrupador, además de organizar los trabajos presentados, da sentido de lógica a la asignación de evaluadores y asegura una distribución adecuada en el esfuerzo de evaluación. 



Gestión de evaluadores por áreas temáticas

La gestión de Temas Libres dispone de un módulo completo para administrar los Evaluadores con sus áreas temáticas y disponibilidad de esfuerzo de evaluación por cantidad mínima y máxima de trabajos asignables. 

 


Distribución manual o automática de trabajos

La plataforma de Abstract permite elegir entre una asignación de trabajos en evaluadores por medios manuales, o usando el módulo de asignación automática que administra diversas restricciones para alcanzar un alto grado de efectividad en el resultado.



Gestión integral de criterios de evaluación

El administrador de Trabajos Científicos cuenta con un módulo para la generación de la tabla de Criterios de Evaluación. Esta herramienta da libertad total para crear sistemas de puntuación específicos y personalizados. Administra puntajes mínimos, máximos, de aprobación, y de premiación. A la vez que permite incluir un texto nivelatorio para cada uno de los criterios a fin de estandarizar los criterios de puntuación entre todos los evaluadores. 



Calificación manual o automática de trabajos

El proceso de calificación de Trabajos Científicos puede ser realizado en forma manual o automática según sea la preferencia de comité. Cuando se activa el modo automático, tanto la calificación como el mail de respuesta al Autor se procesan automáticamente, en tanto que en modo manual, cada acción la realiza el administradores de la plataforma al que se le haya otorgado permiso. 



Slider web automático para exposición de trabajos

Una funcionalidad muy útil es el slider de trabajos, una vez concluído el período de clasificación, se puede activar esta funcionalidad que va presentando los trabajos en una pantalla tipo e-posters, en un orden indicado, por un período de tiempo preestablecido, y que además tiene un explorador para encontrar trabajos por cualquier clave de búsqueda dada.



Exportaciones en formatos gráficos para e-posters

Los Abstract subidos a la plataforma pueden ser exportados en formato gráficos para facilitar la tarea de presentación mediante la modalidad de e-posters.  



Generador de plantillas de e-mails

Nuestra plataforma de Gestión de Temas Libres es básicamente un sistema de comunicación que debe optimizar el intercambio de información entre todos los integrantes del ecosistema, por lo tanto se puso especial atención al generador de modelos de mails, dotándolo de simpleza y versatilidad para permitir un buen intercambio.  



Motor de envío de e-mails multipropósito

El motor de envíos de mails es la herramienta que se ocupa de programar las campañas de comunicación, asociando una plantilla de contenidos, e indicando fecha, hora, y velocidad de los envíos, el proceso se realiza en forma completamente automática y desasistida.  



Plataforma de autogestión

Los administradores del evento tendrán acceso a la plataforma de autogestión para poder administrar todas las características de los servicios en curso.



Panel de indicadores de progreso

La plataforma cuenta con una barra de indicadores que expone en todo momento variables que permiten medir progresos y avances. cantidad de trabajos, cantidad de trabajos por área temáticas, cantidad de trabajos por estado de calificación, cantidad de evaluadores, cantidad de trabajos por evaluador, entre otros indicadores disponibles. 



Certificación de integrantes del programa

El módulo de certificación de trabajos científicos es una herramienta muy potente en términos de ahorros de tiempos. Usando el motor de maquetación, se pueden diseñar distintos tipos de documentos, que pueden ser enviados usando el motor de envío de mails, o bien descargados desde la web del evento para generar tráfico.  



Configuración de procesos manuales o automáticos

Para cada acción que se realiza en la plataforma se disparan sub procesos que pueden ser configurados en modo automático o manual. Estos procesos pueden ser envíos de mails, cierres de presentación de abstract, restricción de accesos, bloqueos por calificación de trabajos, entre otros. Y los administradores determinarán qué ocurre en automático, y qué realizar manualmente. 

 


Exportación de todos los datos

Absolutamente toda la información de la plataforma se puede exportar en múltiples formatos reconocidos por Microsoft Office o G-Suite de Google. 



Gestión de permisos individuales

El nivel de acceso y operatividad de cada usuario puede ser parametrizado individualmente mediante permisos simples o perfiles predefinidos y configurables.