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El informe “2020 Meeting & Events” de Carlson Wagonlits Travel presenta las tendencias y los cambios relacionados con la organización de reuniones y eventos a nivel internacional. A continuación, presentamos las 5 ideas y perspectivas más relevantes que impulsarán grandes cambios a partir del 2020:

 

Se incrementará la demanda por eventos que busquen lo experiencial. Esto está empujado tanto por el creciente número de millennials que está ingresando en la fuerza laboral como por el deseo en general de vivir experiencias significativas y de impacto humano. 

Por un lado, se potenciarán las experiencias multisensoriales diseñadas para cautivar a los asistentes y conseguir un mayor involucramiento de la audiencia con el contenido. Esto permitirá una comprensión más profunda de los mensajes y una conexión más significativa con la marca. 

Por otro lado, se favorecerá una mayor personalización impulsada por la disponibilidad de mayor cantidad de datos, lo que permitirá a los asistentes crear sus propias experiencias dentro de los eventos.

La creatividad en los eventos seguirá siendo clave y en 2020 se manifestará a través de nuevas fórmulas e ideas. Desde la disposición en círculo de las salas de reuniones que permite a los asistentes sentirse más cerca de la acción, hasta la colocación de distintos tipos de asientos, más cómodos y mullidos, cercanos al estrado y/o sillas altas en el fondo para alentar la puntualidad. 

Otra idea tiene que ver con el contenido, donde las ponencias se mezclarán con períodos que fomenten el involucramiento y el descubrimiento. Los tiempos de descanso para hacer mini sesiones de yoga o incluso caminar por lugares acogedores también serán clave para mejorar la atención y el recuerdo. La tecnología seguirá evolucionando y ofreciendo muchas posibilidades para sorprender a la audiencia.

En 2020 los destinos secundarios e incluso terciarios cobrarán mayor relevancia, algo que puede dejar expuestos a los asistentes si surge algún tema médico o incluso de seguridad física ya que, tradicionalmente, estos cuentan con infraestructuras menos robustas. Para adelantarse a esto, los organizadores de reuniones tendrán que considerar la creación de planes de contingencia que ayuden a la gestión de riesgos.

Normalmente la mayoría de los eventos que se realizan en Latinoamérica suelen ser reuniones de entre 30 a 150/200 delegados pertenecientes a empresas de cuidados para la salud y farmacéuticas. Se trata principalmente de capacitaciones o reuniones de ventas, y cerca del 75 % de las mismas tiene una duración de uno a dos días. No obstante, esta tendencia va a cambiar. Conforme las empresas se globalizan, quieren consolidar sus eventos a nivel regional, realizando reuniones o convenciones más grandes para mejorar su logística y generar economías de escala. Esto permite una mayor inversión en contenido, la contratación de ponentes externos e incluso un aumento de la cantidad de días para hacer la reunión aún más efectiva.

Típicamente en Latinoamérica los eventos se realizaban con una anticipación de entre 30 a 45 días. Esto dificulta la organización, especialmente a la hora de conseguir el recinto ideal y suficiente alojamiento. Cada vez más empresas están realizando cambios para obtener una mejor gestión de su programa de eventos, incluyendo planear sus eventos con mayor anticipación. Esta tendencia continuará en 2020.