Claves para una Ronda de Negocios Exitosa

Lo que antes formaba parte de las distintas actividades que conformaban un congreso o una feria, hoy se imponen en solitario, y tienen cada vez más adeptos, como una apuesta al movimiento comercial, y la integración comercial de localidades, regiones y países.

Pero, ¿qué es una ronda de negocios?
 
Es una herramienta comercial de reuniones planificadas y predeterminadas, que reúne oferta y demanda, es decir, a quienes ofrecen productos y servicios, y a quienes requieren de esos productos y servicios. Todo esto se hace en un ambiente acorde para realizar negocios y establecer contactos comerciales para el corto, mediano y largo plazo.

Las rondas de negocios son muy útiles para empresas que desean ingresar a nuevos mercados, ya que ofrece la oportunidad de ampliar el portafolio de proveedores y compradores, y de evaluar el interés que genera el producto o servicio qué se ofrece.
 
A continuación, definiremos algunas claves que son muy importantes para lograr la organización exitosa de una ronda de negocios
 

1) Organizar con tiempo

Para lograr el éxito en una ronda de negocios se requiere básicamente de tiempo, y son seis a ocho meses mínimo, lo que se toma para la elaboración de datos cruzados y coordinación de entrevistas, una vez definido el objetivo, temática y carácter de la ronda.
 

2) Difusión y comunicación

Es fundamental impulsar y desarrollar toda una estrategia de promoción y difusión, desde contar con folletería impresa, hasta la presencia en Redes Sociales o el uso de acciones de E-mail Marketing.

Es muy importante lograr el patrocinio de medios de prensa (generales o específicos de la industria con la que se trabaja), ya que la promoción y difusión será más efectiva. 
 

3) Herramienta tecnológica para inscripción y generación de entrevistas

Se debe empezar logrando una vinculación con un partner tecnológico que permita lograr la inscripción online de los participantes, en el rol que corresponda (comprador o vendedor). En el formulario o ficha de inscripción es el documento que debe registrar todos los datos necesarios, desde el nombre de la empresa, ubicación, persona de contacto con número de teléfono, correo electrónico, productos que ofrece, valor agregado al producto, y una breve descripción de la empresa. 
 
En dicho formulario es fundamental que el participante deje total claridad del producto que ofrece o necesita, indicando incluso datos económicos (como precio) u otros estratégicos que permitirán que la contraparte en la ronda de negocios entienda lo que ofrece o lo que necesita comprar con total claridad. 

Una vez completado esto, se empieza con la etapa de matchmaking, es decir, la concertación de citas, donde los oferentes y demandantes interactúan solicitando reuniones entre si en el plazo definido de la ronda de negocios.

Aquí juega un papel esencial el partner tecnológico que cuente con un servicio dinámico y fácil de utilizar de Ronda de Negocios, que permita generar acciones en tiempo real, y que el oferente y demandante tengan info de la programación de citas, con alertas automáticas cuando llegue un pedido a cada participante.
 
Finalmente, todos los datos de la empresa participante quedarán en el catálogo como guía comercial para los participantes antes, durante y después del evento.


4) Día de la Ronda de Negocios
 
Hay que tener en cuenta los siguientes temas:

  • Registro de participantes: se realiza al ingresar al evento y se le proporciona al participante una identificación, el instructivo, la boleta de evaluación, el catálogo y la agenda de citas con los contactos más apropiados, según sus requerimientos. En este punto es fundamental el trabajo de la secretaría de acreditación, principalmente para el manejo de todos los datos de las citas de cada asistente.

  • Agenda de citas: con los datos consignados en las inscripciones y las solicitudes de entrevistas, el sistema o programa utilizado determina las citas de negocio para cada participante. En el listado de citas aparecerá la hora, el código de la empresa con quien se reúne y el número de la mesa donde se llevará a cabo la cita. 

  • Ubicación en mesa designada:  a cada oferente se le asigna una mesa donde deberá ubicar toda la información y las muestras. Allí debe esperar a los clientes, de acuerdo a las citas y horas programadas.

        Es recomendable tener para las citas una computadora o tablet, para una breve presentación de la empresa y de los productos.


  • Desarrollo de la agenda de citas: las empresas demandantes comienzan a buscar las mesas numeradas, de acuerdo con su agenda de citas, e inician con una señal de un timbre o llamado por micrófono.

            Al término del tiempo programado, el participante deberá estar atento a su próxima entrevista.
 
        Durante toda la jornada de citas, es esencial mantener el horario y orden prestablecido, debiendo ser idealmente entre 15 y 30 minutos para cada una, para así lograr el mayor número de contactos.  

  • Registro de los contactos: es muy importante llevar un registro de contactos, para no perder ninguna información de los contactos hechos y de futuros clientes.

  • Evaluación de las citas realizadas: se debe entregar una hoja de evaluación, y un tiempo para que el empresario evalúe cada cita de negocios, sea oferente o demandante. Debe ser una evaluación muy concreta para no perder tiempo y seguir con la siguiente cita, y para no violentar reservas propias de los negociadores.

            Este será un excelente termómetro y guía a los organizadores para medir resultados de la jornada y para futuros eventos.
 
5) Clausura de la Ronda
 
La clausura constituye un evento tan importante como el de la inauguración y generalmente se realiza con el mismo protocolo. Se agradece nuevamente a las instituciones organizadoras que apoyaron el evento.

A las empresas participantes, se les entrega certificados de participación (se puede utilizar también un certificado digital) y, para concluir, pueden presentarse los resultados preliminares de las evaluaciones de la ronda, para que los participantes conozcan casi en tiempo real, cuán exitosa fue la ronda de negocios en términos generales.

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