Principales funciones de un Organizador de Eventos

Un Organizador de Eventos ha pasado de ser considerado un “coordinador de fiesta” a un profesional de la organización y de las relaciones públicas. Se trata de un profesional que no solo se encarga de organizar eventos particulares, sino que empresas y organizaciones de cualquier clase encargan a los organizadores de eventos la planificación y gestión de diversos eventos corporativos, benéficos o festivos.

Teniendo en cuenta que se trata de un profesional especializado y experto, a continuación, presentamos 5 funciones que debe ejercer cualquier Organizador Profesional de Eventos: 

    1. Planificación del evento: el primer paso del trabajo de un OPC es el diseño del evento. Teniendo en cuenta todas las opciones, debe valorar cuál será la mejor localización, decoración y catering. A su vez es el encargado de seleccionar los proveedores y servicios que subcontratará, así como los perfiles de los empleados que tendrán presencia en el evento. Durante esta primera tarea, el organizador trabajará también la lista de invitados, personas VIP o disertantes.

Paralelamente debe tener en cuenta la organización del tiempo concreto. En este punto se analizan los días anteriores al acontecimiento, de manera de tener un control detallado sobre los imprevistos que puedan ocurrir durante el evento.

    2. Plan de comunicación: entendiendo que su perfil también tiene que ver con lo comunicacional, el evento en sí debe tener un detallado plan de comunicación. Entre otros puntos, el OPC debe prever cómo se comunicará el evento o congreso, cómo se informará a los asistentes más importantes y qué medios se contactará para que den difusión del mismo.

    3. Dirigir y coordinar a los actores implicados: en un evento pueden participar muchas personas, y el organizador de eventos se debe encargar de dirigir y coordinar a todos estos actores implicados. Ya sean proveedores, anfitriones, invitados o empleados.

    4. Gestión de recursos: durante la planificación del evento, el organizador tiene la obligación de estar por encima de los recursos disponibles: desde económicos o humanos, pasando por servicios tecnológicos de acreditación online o control de accesos y hasta recursos gastronómicos.

En este punto, el control de todos ellos dependerá del estudio objetivo de los recursos que se tienen: el nivel de profesionalismo de los empleados, o la experiencia que pueda tener el proveedor tecnológico que se encargará de la secretaría de acreditación con smartphones.

    5. Supervisión y ejecución del acontecimiento: el control y supervisión del desarrollo de los preparativos solo llegará cuando el organizador da por finalizados el diseño y programación del evento. Este control es vital, ya que será en este punto cuando el OPC podrá identificar problemas o imprevistos para solucionarlos.

Cuando llegue la fecha del evento, la tarea principal del organizador es la supervisión de que el funcionamiento del evento se desarrolla acorde a lo programado. Además, por supuesto, de controlar que todos los implicados (propios o contratados) ejercen el papel acordado y como corresponde.

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Por requerimiento de la organización del VIII Congreso Internacional de la Lengua Española, se dispusieron más de 90 puntos de control distribuidos en todas las sedes.