La importancia de las Acreditaciones en Eventos

El proceso de acreditación de los invitados o asistentes en un evento o congreso es considerado el inicio formal del mismo por los asistentes. En gran medida, es la primera impresión que tendrán del evento o congreso y la organización del mismo, por lo que es muy importante que los asistentes se sientan bien recibidos y con una correcta atención al llegar.

Un evento exitoso comienza con la pre-acreditación. En la actualidad, donde lo digital está en todos los ámbitos de la vida, tener una plataforma o sistema online de acreditación de eventos es esencial, ya que permite que los asistentes, de manera fácil, sencilla y cómoda, puedan empezar a vivir el evento desde el formulario de acreditación.

A su vez, para la organización, el proceso de pre-acreditación le permite tener toda la información de los asistentes o participantes de manera rápida, teniendo el control en tiempo real del interés que despierta el evento, y así poder tomar las acciones publicitarias y de comunicación para la difusión y el éxito del evento.

Hoy en día, existen proveedores tecnológicos que le permiten al OPC u organizador general del evento, poder contar con aplicaciones móviles o bien acceso web responsive a través de smartphones, lo que logra una mayor tasa de conversión de los asistentes al evento (hoy el celular es imprescindible para casi todo el mundo).

Gestionar toda la información de la acreditación con antelación facilitará la emisión de credenciales identificadoras para asistentes, ayudando a que el proceso de acreditaciones sea mucho más dinámico y confiable. Incluso los mismos asistentes, a través de un código QR y con su celular, pueden autogestionar su credencial al inicio del evento. Nunca hay que olvidar que la acreditación es el primer contacto de los asistentes y de ella dependerá en gran parte el éxito o el fracaso del evento o congreso.

Y ante esta situación tan importante para un evento, hay que tener en cuenta todos los detalles que puedan jugar en contra o convertirse en aliados. El rol de la comunicación con los asistentes antes y durante el evento, constituye un elemento esencial para todo organizador, principalmente para infórmales de novedades, controles de acceso o seguridad, cuál es el programa del día, etc.

Las credenciales de acreditación siempre deben de ser siempre claras y concisas, y deben incluir la información necesaria para la identificación de la persona. En ciertos eventos como ferias o congresos de gran magnitud, las credenciales deben tener alguna codificación (código de barra o QR), que permita que los expositores puedan obtener información sobre el asistente en tiempo real, a través de una aplicación en el smartphone o con un Datahunter.

En resumen: nunca debe minimizarse la importancia de una buena acreditación para el evento que se organice. Contar con proveedores tecnológicos con experiencia y herramientas que ayuden a ser más eficientes en los recursos y a mejorar la comunicación con los asistentes, puede ser la clave del éxito del evento o congreso.