Tendencias en la industria de eventos y congresos

El mundo está en constante evolución, donde los cambios culturales y los nuevos avances tecnológicos tienen un rol vital que también impacta en la organización de eventos, ferias y congresos, sin importar el tipo de que se traten.

Es por esto que queremos compartir con Uds algunas tendencias que se deben tener en cuenta en el sector de eventos:

1) Nuevas Tecnologías: tanto para el asistente como para el organizador del evento, la tecnología se perfila como un arma poderosa para convertir el evento en toda una experiencia. Desde Inteligencia artificial, realidad virtual o robótica hasta algo mucho más simple como Apps Móviles, se han incorporado al diseño y ejecución de eventos.

Actualmente, las apps móviles en los smartphones de asistentes y organizadores son la herramienta que más se usa, debido a ser una innovación simple y asequible, con muy bajo costo de inversión. Esta innovación permite reforzarla comunicación con el asistente antes, durante y después del evento, mejorando drásticamente su experiencia.

Más allá de fidelizar a los asistentes, las apps móviles se están convirtiendo en una herramienta fundamental para el OPC o Profesional de Eventos a la hora de gestionar y planificar cada uno de los elementos implicados en la organización del evento y/o congreso. Y esto se debe a que puede tener un control en tiempo real de las opiniones y reacciones delos asistentes, la asistencia a diversas salas, así como monitorear los contenidos en redes sociales o tener espacios multimedia para compartir contenido.

2) Seguridad: la creciente preocupación del Organizador de Eventos o Meeting Planner por la seguridad marca la experiencia del asistente. En muchos países de Latinoamérica, la inestabillidad política, social y económica constituye un factor para tener en cuenta a la hora de elegir el mejor destino para un evento, lo que incluirá el medio de transporte, el alojamiento o la elección de actividades propuestas a los asistentes en destino.

3) Eventos estratégicos: actualmente se percibe sobre todo en eventos corporativos o institucionales, la importancia de contar con una estrategia de eventos que se encuentre totalmente alineada con los objetivos estratégicos de la empresa u organización que convoca. Este punto se convierte en un elemento fundamental a la hora de asignar presupuestos y destinar recursos humanos y materiales al diseño y ejecución de eventos y congresos, pero también de establecer una estrategia coherente y consistente que redunde y contribuya a los objetivos generales de la empresa o institución.

De todos modos, aún existe un enorme reto pendiente en cuanto a establecer una estrategia relativa a eventos por parte delas compañías, ya que en muchos casos el evento se sigue percibiendo como un costo y no como una inversión que puede apalancar y apoyar la estrategia general dela compañía.

4) Evaluación del Evento: el post-evento, específicamente evaluar el resultado de los eventos y congresos continúa siendo, en muchas ocasiones, una asignatura pendiente, pero las empresas, instituciones y los OPC o Meeting Planners cada vez ponen más énfasis en la importancia de cuantificar la efectividad de un evento.

En este aspecto, la tecnología debe ser un aliado estratégico, ya que permite monitorear opiniones, reacciones y experiencias del asistente en tiempo real gracias a todas las posibilidades que nos brinda el Big Data, donde se convierte toda la cantidad de información del evento en datos útiles y fáciles de interpretar (y que tienen un real valor para la empresa).

5) Eventos “presenciales”: aunque los avances tecnológicos son cada día más importantes, los profesionales de eventos y congresos indican que las nuevas herramientas tecnológicas como videoconferencias, pueden ser útiles para realizar el 100% de eventos pequeños o bien como complemento de eventos más grandes presenciales.

El organizador de eventos sigue siendo consciente de que el “cara a cara” aporta ventajas, como la calidad de las relaciones entre asistentes o las posibilidades de networking, que difícilmente podrán ser sustituidas por un evento virtual.

6) Creatividad en los eventos: en el afán de buscar que el asistente viva una experiencia única y genuina, los eventos se vuelven más y más creativos. Al igual que cualquier estrategia de comunicación o marketing, el evento, cada vez más, gira en torno a un concepto creativo que impregna cada elemento implicado en la celebración del evento, así como en el pre y post evento.

La mayoría de los participantes sugiere que el hecho de que un evento o congreso sea creativo es determinante a la horade que se convierta en un éxito para sus asistentes.

En resumen: así como el mundo cambia acorde a las nuevas tecnologías y la inserción de las mismas en la sociedad, en los eventos y congresos su influencia es cada vez mayor, pero sigue siendo fundamental la interacción entre las personas en todas las instancias del evento. No hay que descuidar el “cara a cara” y su impacto en todo el evento o congreso.

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