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Para muchos profesionales de eventos, el momento de las acreditaciones debe ser perfecto, y se constituye en una piedra fundamental para el éxito o fracaso de la organización de estos.

Se debe tener en cuenta que muchas veces el momento de las acreditaciones es el primer contacto con los asistentes al evento y que es aquí donde estos empiezan a dimensionar cuán bueno será el evento al que asisten. Es por esto que los OPC u cualquier otro profesional de eventos y congresos, debe anticiparse y pensar en todos aquellos detalles que puedan jugarle una mala pasada y buscar ayudar en expertos con suficiente experiencia.

En este caso, planteamos 5 tips que pueden servir para la etapa de ACREDITACION de un evento o congreso:

1)    Formulario de acreditación online

Lograr que la mayor cantidad de asistentes se acrediten con anticipación, puede significar un gran ahorro de tiempo y “malas caras” durante el inicio de un evento o congreso.

Desde formularios gratuitos simples como Google Form hasta sistemas muchos más avanzados, el contar con una acreditación online siempre asequible es fundamental en estos tiempos. Lo ideal es poder trabajar con empresas especializadas en acreditaciones, que permitan crear formularios online dinámicos, y a los cuáles pueda acceder el asistente desde su Smartphone o cualquier computadora, y que envíen a los asistentes todos los datos del evento en forma automatizada, una vez completado el formulario.

2)    Organizarse para el día de las acreditaciones

Aquí es muy importante pensar en el equipo que se necesitará para acreditar teniendo en cuenta la cantidad de personas que asistirán al evento, como así también si se utilizará una App en el caso de que el número de participantes sea muy grande.

Es muy importante la comunicación con los participantes: hay que informarles de las novedades, controles de seguridad, incluso de la importancia de la acreditación anticipada (que puede ser utilizando un formulario online).

Un factor importante es intentar cumplir con el timing establecido y así evitar que los asistentes se harten antes de tiempo. Se debe buscar que cada espacio y momento sea agradable y dinámico para todos.

Lo óptimo en este caso es que se contrate y tercerice con alguna empresa especializada y que cuente con la tecnología y el equipo para llevar adelante todo el servicio de secretaría, control de accesos y acreditaciones. De esa forma, el OPC podrá enfocarse en otros temas que requieran mayor atención de su parte.

3)    Las credenciales de acreditación

Es muy importante pensar quién es el asistente (estudiantes, empresarios, niños, etc) para ser claro y conciso con la información que irá en la credencial.

Regla Nº 1: no hay que utilizar palabras de más. Muchas veces MENOS es MAS.

Las credenciales deber ser lo suficientemente grandes para que puedan ser leídos claramente en todo momento del día, incluso por la noche.

Ahora bien, dependiendo del material que escojamos podremos añadirle más o menos información y tecnología. Tenemos diversas opciones:

• Credenciales: Cartón grueso (el más económico), papel grueso laminado (el que se puede personalizar mucho más) o PVC (el más tecnológico).
• Lanyard: es la cinta que aguanta la acreditación, y se puede personalizar con el color y logo del evento o incluso se puede añadir los partners más importantes.

Regla Nº 2: añadir el QR de descarga de la app o link a la web o red social principal del evento, aumentará de forma muy significativa la adopción y el uso durante el evento.

4)     Impresión de Acreditación en el Lugar

Esta opción recorta mucho los tiempos respecto a la tradicional impresión previa de todas las acreditaciones. Con solo identificar correctamente los asistentes en la secretaría de acreditaciones, se puede imprimir la etiqueta con los datos del asistente que irá en la credencial pre impresa. Esto lleva menos de 1 minuto si el asistente ya se acreditó en forma online o bien permite agilizar la inscripción de nuevos asistentes que no estén registrados.

5)    El código QR o NFC para el control de acceso

El código QR o el NFC se han convertido elementos claves para identificar y contabilizar los asistentes que ingresan a al evento o a una sala en particular.

Actualmente esto se puede hacer utilizando smartphones y con poco personal, lo que permitirá conseguir un mejor y más fácil control de accesos.

Muchas empresas hoy incluyen estos servicios de control de acceso, donde la versión QR es la más utilizada gracias a que tiene amplia aplicación y se puede leer desde cualquier Smartphone utilizando su cámara como lector. El organizador incluso puede contar con la app de control de la empresa de acreditación para eventos contratada y, de forma simple y rápida, sabrá al instante cuántas personas han entrado o salido de cierta sala o evento.

En cuanto a la versión NFC, la misma se utiliza para ferias y funciones muy específicas gracias a su versatilidad y velocidad. En este caso, se pueden usar dispositivos lectores de NFC o bien ya muchos smartphones permiten leerlos.