
28ago.
5 Tips para acreditaciones en eventos y congresos
Para muchos profesionales de eventos, el momento de las acreditaciones debe ser perfecto, y se constituye en una piedra fundamental para el éxito o fracaso de la organización de estos.
Se debe tener en cuenta que muchas veces el momento de las acreditaciones es el primer contacto con los asistentes al evento y que es aquí
donde estos empiezan a dimensionar cuán bueno será el evento al que asisten. Es
por esto que los OPC u cualquier otro profesional de eventos y congresos, debe
anticiparse y pensar en todos aquellos detalles que puedan jugarle una mala
pasada y buscar ayudar en expertos con suficiente experiencia.
En este caso, planteamos 5 tips que pueden servir para la etapa de ACREDITACION de un evento o congreso:
1)
Formulario de acreditación
online
Lograr que la mayor cantidad de
asistentes se acrediten con anticipación, puede significar un gran ahorro de
tiempo y “malas caras” durante el inicio de un evento o congreso.
Desde formularios gratuitos simples como
Google Form hasta sistemas muchos más avanzados, el contar con una acreditación
online siempre asequible es fundamental en estos tiempos. Lo ideal es poder
trabajar con empresas especializadas en acreditaciones, que permitan crear
formularios online dinámicos, y a los cuáles pueda acceder el asistente desde su Smartphone
o cualquier computadora, y que envíen a los asistentes todos los datos del
evento en forma automatizada, una vez completado el formulario.
2)
Organizarse para el día de las
acreditaciones
Aquí es muy importante pensar en el equipo que se necesitará para acreditar teniendo en cuenta la cantidad de personas que asistirán al evento, como así también si se utilizará una App en el caso de que el número de participantes sea muy grande.
Es muy importante la comunicación con los
participantes: hay que informarles de las novedades, controles de seguridad, incluso
de la importancia de la acreditación anticipada (que puede ser utilizando un
formulario online).
Un factor importante es intentar cumplir con
el timing establecido y así evitar que los asistentes se harten antes de
tiempo. Se debe buscar que cada espacio y momento sea agradable y dinámico
para todos.
Lo óptimo en este caso es que se contrate y tercerice con alguna empresa especializada y que cuente con la tecnología y el equipo para llevar adelante todo el servicio de secretaría, control de accesos y acreditaciones. De esa forma, el OPC podrá enfocarse en otros temas que requieran mayor atención de su parte.
3)
Las credenciales de
acreditación
Es muy importante pensar quién es el
asistente (estudiantes, empresarios, niños, etc) para ser claro y conciso con
la información que irá en la credencial.
Regla Nº 1: no hay que utilizar palabras
de más. Muchas veces MENOS es MAS.
Las credenciales deber ser lo suficientemente
grandes para que puedan ser leídos claramente en todo momento del día,
incluso por la noche.
Ahora bien, dependiendo del material que
escojamos podremos añadirle más o menos información y tecnología. Tenemos
diversas opciones:
- Credenciales: Cartón grueso (el más económico), papel grueso laminado (el que se puede personalizar mucho más) o PVC (el más tecnológico).
- Lanyard: es la cinta que aguanta la acreditación, y se puede personalizar con el color y logo del evento o incluso se puede añadir los partners más importantes.
Regla Nº 2: añadir el QR de descarga de
la app o link a la web o red social principal del evento, aumentará de forma
muy significativa la adopción y el uso durante el evento.
4)
Impresión de Acreditación en el Lugar
Esta opción recorta mucho los tiempos
respecto a la tradicional impresión previa de todas las acreditaciones. Con
solo identificar correctamente los asistentes en la secretaría de
acreditaciones, se puede imprimir la etiqueta con los datos del asistente que
irá en la credencial pre impresa. Esto lleva menos de 1 minuto si el asistente
ya se acreditó en forma online o bien permite agilizar la inscripción de nuevos
asistentes que no estén registrados.
5)
El código QR o NFC para el control
de acceso
El código QR o el NFC se han convertido elementos
claves para identificar y contabilizar los asistentes que ingresan a al evento o
a una sala en particular.
Actualmente esto se puede hacer
utilizando smartphones y con poco personal, lo que permitirá conseguir un mejor
y más fácil control de accesos.
Muchas empresas hoy incluyen estos
servicios de control de acceso, donde la versión QR es la más utilizada gracias
a que tiene amplia aplicación y se puede leer desde cualquier Smartphone utilizando
su cámara como lector. El organizador incluso puede contar con la app de
control de la empresa de acreditación para eventos contratada y, de forma
simple y rápida, sabrá al instante cuántas personas han entrado o salido de cierta
sala o evento.
En cuanto a la versión NFC, la misma se
utiliza para ferias y funciones muy específicas gracias a su versatilidad y
velocidad. En este caso, se pueden usar dispositivos lectores de NFC o bien ya muchos
smartphones permiten leerlos.
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